Siirry sisältöön

Asiakasrekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Varsinais-Suomen Asumisoikeus Oy (Y-tunnus: 0831852-3)
Rauhankatu 4
20100 Turku
p. 02 2747 000

2. Rekisterinpitäjän edustaja

Asuntopäällikkö
Rauhankatu 4
20100 Turku
p. 02 2747 000
tiina.arnivaara@vaso.fi

3. Tietosuojavastaava

Ei ole nimetty

4. Rekisterin nimi

Varsinais-Suomen Asumisoikeus Oy:n (Vaso) Asiakasrekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen, kuten mm:

  • asumisoikeussopimuksen perustamiseen ja hallinnointiin
  • asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen
  • talon omistajan oikeuksista ja velvollisuuksista huolehtimiseen
  • asiakkaan ja asukkaiden tietojen ylläpito
  • vastike- ja vuokrareskontran ylläpito
  • asiakaskyselyt, esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyt
  • asuntojen kunnossapito ja tämän osalta tarvittavien tietojen jakaminen rekisterinpitäjän kanssa sopimussuhteessa oleville huoltoyhtiöille
  • vastike- ja vuokrasaatavien ja muiden huoneenvuokrasaatavien perintä
  • sopimusten päättäminen
  • asiakasviestinnän lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen.

Käsittelyn oikeusperuste on sopimussuhde.

6. Henkilötietoryhmät

Sopimusasiakkaat: voimassa olevien sopimusten asiakkaat ja päättyneiden sopimusten asiakkaat.

Asukkaat: nykyiset ja pois muuttaneet asukkaat.

7. Rekisterin tietosisältö

Sopimusasiakkaan

  • sukunimi
  • etunimet
  • henkilötunnus
  • osoitetiedot
  • matkapuhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • pankkitilin numero

Asumiseen liittyvät tiedot

  • viranomaisten määräämät tietojen luovutuskiellot
  • tieto ulosmittauksesta
  • vakuustiedot
  • valtuutustiedot
  • vuokra- ja asumisoikeussopimustiedot
  • laskutus-, maksu- ja perintätapahtumatiedot
  • panttaustiedot
  • vuokran ja vastikkeen maksutiedot
  • osallistuminen talon omistajan järjestämään toimintaan
  • osallistuminen asukashallintoon
  • pankkitilitiedot maksupalautuksia tai korvauksia varten
  • autopaikka-, saunavuoro- ja yhteisten tilojen varaustiedot
  • mahdolliset markkinointiluvat ja -kiellot
  • avain- ja kulkutiedot, mikäli asunnossa on sähköinen lukitusjärjestelmä
  • yhteydenpito Vason edustajan kanssa ja henkilöstön tekemiin palvelutoimenpiteisiin liittyvät tiedot

Asukkaat

  • sukunimi
  • etunimet
  • henkilötunnus
  • osoitetiedot
  • mahdollisen muun huoneiston hallintaoikeuden haltijan nimi (esim. lesken asumisoikeus)

Vuokra asukkaat

  • asumisoikeusasuntojen hyväksyttyjä edelleenvuokraamisia koskevat määräaikaiset sopimukset
  • asumisoikeushaltijan tiedot
  • määräaikaisen vuokralaisen nimi, postiosoite, henkilötunnus, mahdollinen puhelinnumero ja sähköpostiosoite

Päättyneiden sopimusten asiakastiedot (Sopimusaikaisten tietojen lisäksi)

  • tilinumero
  • irtisanomispäivä
  • sopimuksen päättymispäivä
  • käsittelijän tiedot
  • maksujen palautuksia koskevat tiedot
  • uuden asunnon osoitetiedot muuton jälkeisten yhteyksien hoitamiseksi

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Vaso saa asiakkaan henkilötiedot pääsääntöisesti asiakkaan täyttämästä asuntohakemuslomakkeesta ja sen liitteistä. Lisäksi Vaso saa asiakkaalta henkilötietoja asiakassuhteen aikana. Henkilötietoja voidaan kerätä myös asuinkumppaneilta, huoltoyhtiöiltä, urakoitsijoilta sekä muilta Vason yhteistyökumppaneilta. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä sekä viranomaisilta kuten Väestörekisterikeskuksesta, Ulosottolaitokselta sekä Kelasta.

9. Henkilötietojen antaminen

Henkilötietojen antaminen perustuu sopimus- ja asiakassuhteeseen sekä asumiseen Vason omistamassa asunnossa.

10. Automaattinen päätöksen teko

Henkilötietojen pohjalta ei tehdä automaattisia päätöksiä eikä profilointeja.

11. Henkilötietojen vastaanottajat

Vaso ei julkaise keräämiään henkilötietoja ja noudattaa salassapitovelvollisuutta henkilötietojen suhteen, ellei lainsäädäntö tai oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen muuta edellytä.

Tietoja ei siirretä Vason ulkopuolelle lukuun ottamatta Vason puolesta jotain tiettyä tehtävää, esimerkiksi asiakkuuden tai palvelun hoitoa, kiinteistönhallintapalveluja, perinnän, rakentamisen tai korjaustoiminnan, vartioinnin, avainhallinnan osaa suorittavia sopimuskumppaneita, joita sitoo salassapitovelvollisuus ja tietojenkäsittelysopimus, sekä niitä tahoja, kuten tiettyjä viranomaistahoja, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin. Tietoja luovutetaan vain välttämättömin tai laissa määrätyiltä osin.

Asumisoikeusasuntojen osalta Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus (ARA) sekä kunnat toimivat valvontaviranomaisina, joilla on oikeus saada valvontaa varten tarvitsemansa tiedot. Vaso toimittaa tietoja myös ARA:n järjestysnumerorekisteriin. Kelalla on oikeus saada tietoja tuensaajistaan.

Mikäli asunnon omistajaksi tulee Vason ulkopuolinen taho, voi Vaso luovuttaa asunnon uudelle omistajalle sopimussuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot.

12. Tietojen siirto kolmansiin maihin

Ei siirretä tai luovuteta EU:n/Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

13. Tietojen säilytysaika

Asumisoikeussopimukseen perustuvia tietoja voidaan säilyttää kymmenen (10) vuotta siitä, kun sopimus on päättynyt ja sopimussuhteeseen liittyvät velvoitteet ovat puolin ja toisin loppuun suoritetut. Sama säilytysaika koskee kaikkia asunnossa asuvia/asuneita henkilöitä ja mm. puhelutallenteita ja muuta asiakkaiden kanssa käytyä vuoropuhelua/viestintää.

14. Rekisteröidyn oikeudet

Varsinais-Suomen Asumisoikeus Oy:lle on ensiarvoisen tärkeää, että yhtiön järjestelmien ja henkilörekistereiden luotettavuus ja uskottavuus kyetään ylläpitämään sekä varmistamaan. Kaikessa henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalainsäädäntöä, jossa keskeisimmät henkilörekistereitä ja henkilötietojen käsittelyä sääntelevät yleislait ovat Tietosuojalaki (1050/2018) ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR (679/2016).

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
  • saada pääsy tietoihin
  • oikaista tietoja
  • poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
  • rajoittaa tietojen käsittelyä
  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • vastustaa tietojen käsittelyä ja olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia edellä mainittuja oikeuksia kaikissa tilanteissa, sillä oikeuksien käyttämiseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

15. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos koet, että tietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voi asian saattaa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja ja ohjeita asiasta antaa tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot löydät sivulta: Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot – Tietosuojavaltuutetun toimisto.