Asiakasrekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Varsinais-Suomen Asumisoikeus Oy (Y-tunnus: 0831852-3)
Rauhankatu 4,
20100 Turku
p. 02 2747 000

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Asuntopäällikkö
Rauhankatu 4,
20100 Turku
p. 02 2747 000
vaso@vaso.fi

3. Rekisterin nimi

Varsinais-Suomen Asumisoikeus Oy:n asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuva rekisteri

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen, kuten mm:

• asiakkaan tietojen ylläpito
• vastike- ja vuokrareskontran ylläpito
• asiakaskyselyt, esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyt
• asuntojen kunnossapito ja tämän osalta tarvittavien tietojen jakaminen rekisterinpitäjän kanssa sopimussuhteessa oleville huoltoyhtiöille
• vastike- ja vuokrasaatavien ja muiden huoneenvuokrasaatavien perintä
• sopimusten päättäminen
• asiakasviestinnän lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja ja niiden muutostietoja asunnon hakijoista, suositeltavista asiakkaista, asukkaista sekä mahdollisista kanssa-asukkaista:

Perustiedot, kuten

• nimi
• henkilötunnus
• yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)
• sukupuoli

Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten

• asiakasnumero
• asiakkuuden alkupäivämäärä
• samassa taloudessa asuvien henkilöiden lukumäärä
• samassa taloudessa asuvan avio- tai avopuolison etu- ja sukunimi sekä henkilötunnus
• kaikkien samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset
• rekisteröidyn suostumuksella samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset
• tieto kanssahakijan rekisteröidylle antamasta luvasta itseään koskevien tietojen antamiseksi rekisterinpitäjälle
• tieto mahdollisesta edunvalvojasta
• tiedot työssäkäynnistä ja työsuhteen kestosta sekä laadusta
• tulo- ja varallisuustiedot
• luottotiedot
• velkajärjestelytieto
• perintätieto
• asiakkuutta edeltävän asunnon tiedot
• asunnon tarvetta koskevat tiedot
• sopimussuhteeseen liittyvät tiedot eli asumisoikeussopimustiedot, vastikkeiden maksutiedot, vakuustiedot sekä
• sopimussuhteen päättämiset
• reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet,
• mukaan lukien puheluiden taltiot
• rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot
• pankkitilitiedot sopimussuhteen irtisanomiseen liittyen
• suoramarkkinointiluvat ja kiellot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään muun muassa vuokra-asuntohakemuslomakkeesta, sähköisistä palveluista, myynti- ja markkinointikumppaneilta.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisterinpitäjän muista henkilörekistereistä, irtisanoutuvilta asiakkailta, rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten Väestörekisterikeskuksesta ja luottotiedot Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Hakemuksen jättäneen henkilön tiedot säilytetään kuuden vuoden ajan siitä, kun asiakas on viimeksi jättänyt hakemuksen, jollei asiakas ole tehnyt asumisoikeussopimusta.

Asumisoikeussopimukseen perustuvia tietoja voidaan säilyttää kymmenen vuotta siitä, kun sopimus on päättynyt ja sopimussuhteeseen liittyvät velvoitteet ovat puolin ja toisin loppuun suoritetut. Sama säilytysaika koskee kaikkia asunnossa asuvia/asuneita henkilöitä ja mm. puhelutallenteita ja muuta asiakkaiden kanssa käytyä vuoropuhelua/viestintää.

8. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Vason ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi Vason puolesta perintää suorittaville sopimuskumppaneille sekä tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa, rakennus-, huolto-, vartiointi- ja lukkoliikkeelle sekä kiinteistöalan erikoisliikkeille, asumiseen liittyvien palveluiden toimittamiseksi.

Mikäli asunnon omistajaksi tulee Vason ulkopuolinen taho, voi Vaso luovuttaa asunnon uudelle omistajalle sopimussuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojaus

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja.

Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, jotka ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella.

10. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisteriasioita hoitavalle henkilölle ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys rekisterinpitäjään.