Kundregister

  1. Personuppgiftsansvarig

Egentliga Finlands Bostadsrätter Ab (FO-nummer: 0831852-3)
Fredsgatan 4,
20100 Åbo
tfn 02 2747 000

  1. Person som handhar registerärenden

Bostadschef
Fredsgatan 4,
20100 Åbo
tfn 02 2747 000
vaso@vaso.fi

  1. Registrets namn

Egentliga Finlands Bostadsrätter Ab:s register som grundar sig på kundrelation eller annan saklig anknytning.

  1. Ändamålet med personuppgifterna

Personuppgifter behandlas för att administrera, sköta, analysera och utveckla en relation som grundar sig på kundrelation eller annan saklig anknytning, exempelvis:

  • hålla uppgifterna om kunden uppdaterade
  • föra vederlags- och hyresreskontra
  • ha hand om kundenkäter, t.ex. kundnöjdhetsenkäter
  • sköta underhållet av bostäderna och tillsammans med den registeransvarige dela behövlig information till de servicebolag som man ingått avtal med
  • driva in vederlags- och hyresfordringar och övriga fordringar relaterade till bostaden
  • avsluta avtal
  • förutom till kundkommunikation kan personuppgifterna användas till att planera och utveckla den registeransvariges affärsverksamhet
  1. Registrets datainnehåll

Följande personuppgifter och ändringar i dem kan behandlas i registret gällande bostadssökande, rekommenderade kunder, de boende och eventuella medboende:

Basuppgifter, exempelvis

  • namn
  • personbeteckning
  • kontaktuppgifter (postadresser, telefonnummer, e-postadresser)
  • kön

Uppgifter om kundrelationen eller om annan saklig anknytning, exempelvis

  • kundnummer
  • startdatum för kundrelationen
  • antalet personer som bor i samma hushåll
  • för- och efternamn och personbeteckning på äkta make eller sambo som bor i samma hushåll
  • för- och efternamn och personbeteckning på alla som bor i samma hushåll
  • med den registrerades samtycke: för- och efternamn och personbeteckning på dem som bor i samma hushåll
  • uppgift om att den registrerades medsökande samtycker till att lämna ut uppgifter om sig själv till den registeransvarige
  • uppgift om en eventuell intressebevakare
  • uppgifter om arbete och om anställningens längd och typ
  • uppgifter om inkomster och förmögenhet
  • kreditupplysningar
  • information om skuldsanering
  • uppgifter om indrivning
  • uppgifter om den sökandes bostad före kundrelationen
  • uppgifter om behovet av bostad
  • uppgifter om avtalsförhållandet, dvs. information om bostadsrättsavtalet, om betalning av vederlag och om garantin samt
  • uppsägning av avtalsförhållandet
  • reklamationer, respons samt kontakter, kommunikation och andra åtgärder relaterade till kundrelationen eller annan saklig anknytning,
  • inklusive inspelade samtal
  • marknadsföringsåtgärder som riktar sig till den registrerade, deras användning och de uppgifter som getts i samband med dem
  • bankkontouppgifter i anslutning till uppsägning av avtalsförhållandet
  • samtycke till och förbud mot direktmarknadsföring
  1. Regelmässiga uppgiftskällor

Uppgifter inhämtas från den registrerade själv bland annat genom blanketten för ansökan om bostadsrättsbostad, elektroniska tjänster och försäljnings- och marknadsföringspartners.

Personuppgifter kan även inhämtas och uppdateras från den registeransvariges andra personregister, från kunder som säger upp avtal, från den registeransvariges samarbetspartners samt från myndigheter och företag som erbjuder personuppgiftstjänster, såsom Befolkningsregistercentralen och, då det gäller kreditupplysningar, Suomen Asiakastieto Oy:s kreditupplysningsregister.

  1. Förvaringstid för personuppgifter

Uppgifter om den som lämnade in ansökan sparas i sex år från det att kunden senast lämnade in en ansökan, om kunden inte har ingått ett bostadsrättsavtal.

Uppgifter som grundar sig på ett bostadsrättsavtal kan sparas i tio år efter att avtalet har löpt ut och alla förpliktelser i anslutning till avtalsförhållandet har uppfyllts av båda parter.  Samma förvaringstid gäller för alla personer som bor eller har bott i bostaden och bl.a. inspelade samtal och annan kommunikation med kunden.

  1. Utlämning och överföring av uppgifter

Uppgifter lämnas i regel inte ut utanför Vaso. Uppgifter kan lämnas ut inom de gränser som gällande lagstiftning tillåter och förpliktar, exempelvis till avtalspartners som sköter indrivning för Vasos räkning och till aktörer som enligt lagstiftningen har rätt att få uppgifter. Dessutom kan uppgifter lämnas ut till bygg-, service-, bevaknings- och låssmedsföretag och till specialaffärer i fastighetsbranschen för att dessa ska kunna leverera boenderelaterade tjänster.

Om en aktör utanför Vaso blir ägare till bostaden kan Vaso till den nya ägaren lämna ut de uppgifter som behövs för att sköta avtalsförhållandet.

Uppgifter lämnas inte ut utanför Europeiska unionens medlemsstaters territorium eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

  1. Skydd av registret

Registeruppgifter som behandlas elektroniskt är skyddade med brandväggar, lösenord och andra behövliga tekniska medel som vid respektive tidpunkt är allmänt godkända inom datasäkerhetsbranschen.

Material som hanteras manuellt finns i utrymmen som obehöriga inte har tillträde till.

Endast namngivna medarbetare hos den registeransvarige och hos företag som agerar på uppdrag av denne och som har undertecknat ett sekretessavtal får, genom en individuell behörighet som beviljas av den registeransvarige, tillgång till de uppgifter som finns i registret.

  1. Rätt till insyn, förbud och rättelse

Enligt personuppgiftslagen har den registrerade rätt att få veta vilka uppgifter om honom eller henne som har registrerats i registret. En begäran om insyn ska skickas till den person som handhar registerärenden och begäran ska vara skriftlig och undertecknad. En begäran om insyn kan även göras personligen hos den registeransvarige.

Den registrerade har rätt att, genom att kontakta den registeransvarige, förbjuda att personuppgifter som gäller honom eller henne behandlas eller lämnas ut för direktreklam, distansförsäljning och annan direktmarknadsföring samt för marknads- och opinionsundersökningar.

Den registrerade har rätt att, genom att kontakta den registeransvarige, kräva att en felaktig uppgift rättas.