Kundregister

1. Personuppgiftsansvarig

Varsinais-Suomen Asumisoikeus Oy (FO-nummer: 0831852-3)
Fredsgatan 4
20100 Åbo
tfn 02 2747 000

2. Den personuppgiftsansvariges representant

Bostadschef
Rauhankatu 4
20100 Turku
Tfn +358 2 2747 013
tiina.arnivaara@vaso.fi

3. Dataskyddsombud

Inte utnämnd

4. Registrets namn

Varsinais-Suomen Asumisoikeus Oy:s (Vaso) Kundregister

5. Syftet med behandlingen av personuppgifter samt rättslig grund för behandlingen

Personuppgifterna behandlas för hantering, skötsel, analys och utveckling av kundrelationen och relationer med annan väsentlig anknytning, såsom bl.a:

ingående och hantering av bostadsrättsavtal
skötsel och utveckling av kundrelationen
ombesörjande av husägarens rättigheter och skyldigheter
upprätthållande av kundens och de boendes uppgifter
upprätthållande av vederlags- och hyresreskontra
kundundersökningar, till exempel kundnöjdhetsenkäter
underhåll av bostäder och distribution av nödvändig information i detta avseende till serviceföretag som står i avtalsförhållande till den personuppgiftsansvarige
indrivning av fordringar för vederlag och hyra samt andra fordringar för rumshyra
avslutande av avtal
förutom kundkommunikation kan personuppgifterna användas för planering och utveckling av den personuppgiftsansvariges affärsverksamhet.

Den rättsliga grunden för behandlingen är avtalsförhållande.

6. Personuppgiftsgrupper

Avtalskunder: kunder med gällande avtal och kunder med utgångna avtal.

Boende: nuvarande och bortflyttade boende.

7. Registrets datainnehåll

Avtalskundens

efternamn
förnamn
personbeteckning
adressuppgifter
mobiltelefonnummer
e-postadress
kontonummer

Uppgifter i anslutning till boendet

förbud mot utlämning av uppgifter som påförts av myndigheter
uppgift om utsökning
garantiuppgifter
fullmaktsuppgifter
hyres- och bostadsrättsavtalsuppgifter
uppgifter om fakturerings-, betalnings- och indrivningstransaktioner
uppgifter om pantning
betalningsuppgifter för hyra och vederlag
deltagande i verksamhet som ordnas av husägaren
deltagande i boendeförvaltningen
bankkontouppgifter för återbetalningar eller ersättningar
uppgifter om bilplats, bastuturer och reserveringar av gemensamma utrymmen
eventuella marknadsföringstillstånd och -förbud
nyckel- och passeruppgifter, om bostaden har ett elektroniskt låssystem
kontakter med Vasos representant och uppgifter i anslutning till serviceåtgärder som personalen vidtagit

Boende

efternamn
förnamn
personbeteckning
adressuppgifter
namnet på eventuell annan innehavare av besittningsrätt till bostaden (t.ex. en änkas/änklings boenderätt)

Hyresboende

godkända tidsbundna avtal som gäller uthyrning av bostadsrättsbostäder i andra hand
bostadsrättsinnehavarens uppgifter
den tillfälliga hyresgästens namn, postadress, personbeteckning, eventuellt telefonnummer och e-postadress

Kunduppgifter för utgångna avtal (utöver uppgifterna under avtalstiden)

kontonummer
uppsägningsdatum
datum då avtalet upphört
uppgifter om handläggaren
uppgifter om återbetalningar av avgifter
adressuppgifter till ny bostad för skötsel av kontakter efter flytten.

8. Regelmässiga informationskällor

Vaso får i regel kundens personuppgifter från blanketten för bostadsansökan som kunden fyllt i och från dess bilagor. Dessutom får Vaso personuppgifter av kunden medan kundrelationen pågår. Personuppgifter kan även samlas in från sambor, servicebolag, entreprenörer samt andra samarbetspartner till Vaso. Personuppgifter kan också samlas in och uppdateras från Suomen Asiakastieto Oy:s kreditupplysningsregister och från myndigheter såsom Befolkningsregistercentralen, utsökningsväsendet och FPA.

9. Lämnande av personuppgifter

Lämnande av personuppgifter grundar sig på avtals- och kundrelationen samt på boende i en bostad som ägs av Vaso.

10. Automatiserat beslutsfattande

Utifrån personuppgifterna görs inga automatiska beslut eller profileringar.

11. Mottagare av personuppgifter

Vaso publicerar inte de personuppgifter som man samlar in och iakttar tystnadsplikten i fråga om personuppgifter, om inte annat krävs enligt lag eller för att upprätta, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

Uppgifterna överförs inte utanför Vaso, förutom till avtalspartner som utför en specifik uppgift för Vasos räkning, såsom skötsel av kundrelation eller tjänst, fastighetsförvaltningstjänster, indrivning, byggnads- eller reparationsverksamhet, bevakning och nyckeladministration, vilka är bundna av tystnadsplikt och avtal om behandling av uppgifter, samt sådana instanser som enligt lagstiftningen har rätt att få uppgifter, till exempel vissa myndigheter. Uppgifter lämnas endast ut i den utsträckning det är nödvändigt eller krävs enligt lag.

I fråga om bostadsrättsbostäder fungerar Finansierings- och utvecklingscentralen för boendet (ARA) samt kommunerna som tillsynsmyndigheter, och har rätt att få de uppgifter de behöver för att utöva tillsynen. Vaso lämnar också uppgifter till ARA:s ordningsnummerregister. FPA har rätt att få uppgifter om sina förmånstagare.

Om en utomstående aktör blir ägare till bostaden kan Vaso till den nya ägaren lämna ut de uppgifter som är nödvändiga för att sköta avtalsförhållandet.

12. Överföring av uppgifter till tredje land

Uppgifter ur registret lämnas inte ut utanför EU/Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

13. Lagringstid för personuppgifter

Uppgifter som grundar sig på ett bostadsrättsavtal får lagras i tio (10) år efter det att avtalet har upphört och de skyldigheter som följer av avtalsförhållandet har fullgjorts av båda parter. Samma lagringstid gäller alla personer som bor/har bott i bostaden och bl.a. telefoninspelningar och annan dialog/kommunikation med kunderna.

14. Den registrerades rättigheter

För Varsinais-Suomen Asumisoikeus Oy är det av största vikt att tillförlitligheten och trovärdigheten hos bolagets system och personregister kan upprätthållas och säkerställas. All behandling av personuppgifter sker i enlighet med dataskyddslagstiftningen, där de viktigaste allmänna lagarna som reglerar personregister och behandling av personuppgifter är dataskyddslagen (1050/2018) och EU:s allmänna dataskyddsförordning GDPR (679/2016).

Den registrerade har rätt att:

få information om behandlingen av personuppgifterna
få tillträde till uppgifterna
rätta uppgifterna
radera uppgifterna och bli glömd
begränsa behandlingen av personuppgifterna
överföra uppgifterna från ett system till ett annat
motsätta sig behandlingen av personuppgifter och att inte bli föremål för automatiserat
beslutsfattande

Den registrerade kan inte utöva alla ovan nämnda rättigheter i alla situationer, för utövandet av rättigheterna påverkas till exempel av grunden vilken personuppgifterna behandlas.

15. Rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndighet

Om du upplever att man i behandlingen av dina personuppgifter har brutit mot dataskyddslagstiftningen, kan du föra ärendet till dataombudsmannen för behandling. Mer information och anvisningar ger dataombudsmannen.

Kontaktuppgifterna till dataombudsmannens byrå hittar du på sidan: Kontaktuppgifter till dataombudsmannens byrå – Dataombudsmannens byrå.